人事档案归档

人事档案归档篇1

　　【关键词】干部人事档案管理 重要性 存在问题 解决措施

　　企事业单位档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企事业单位没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，职工档案中记载的出生时间、参加工作时间前后不一致，工作经历记录不完整等。一些企业，尤其是私营企业或股份制企业的领导认为职工档案没什么用处，不给新招用的职工建立档案， 甚至随意更改，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄前后不一致，出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。

　　一、干部人事档案管理存在的主要问题

　　管理是档案工作的手段，开发利用档案信息资源，提供优质服务，充分发挥档案的作用，才是档案工作的目的。干部档案是我国人事档案的主体，时展要求人事档案工作与时俱进。自第三次全国干部档案工作会议召开至今，干部档案已增加了考核、任免、工资调整和职称评聘等方面的内容，档案的使用价值和利用率得到了明显提高。但还存在一些问题，并在一定程度上制约了人事档案的提供利用。主要表现在：

　　（一）材料不齐全，手续不完备。

　　材料是档案管理工作的对象，是开展各项业务工作的物质基础。没有材料，就没有档案管理工作。人事档案是个人在各个时期各个地方所形成的有关材料的集合体。要发挥人事档案的依据作用，材料齐全、内容充实、能全方位地反映一个人的历史与全貌是首要条件。随着我区交通事业的不断改革和发展，人才流动空前活跃，影响了干部档案资料的连续性。

　　（二）档案材料失真，严肃性削弱。

　　真实性是人事档案的生命，是人事档案赖以生存的前提，是发挥其有效作用的基础。内容失真的档案材料会给人事工作造成严重的后果。由于有的单位的组织（人事）部门在审查材料时把关不严，致使一些虚假的材料顺利进入个人档案。

　　三、加强干部人事档案管理工作的措施

　　新时期的干部人事档案不仅能全面反映干部整体素质，为选拔任免干部、调整工资、解决待遇等工作提供依据，而且能为有关部门编史、修志、撰写人物传记提供大量珍贵的史料，能为开发人才资源提供准确可靠的信息。要使干部人事档案工作与时俱进，更好地开发干部人事档案的信息资源为组织人事工作服务，就必须做好以下工作：

　　（一）增强全民档案意识。

　　档案意识已成为制约我国档案事业发展的关键，不增强全民的档案意识，尤其是单位领导的档案意识，我国档案事业的发展就难以落到实处。要增强全民档案意识，首先，要认真执行《档案法》和《档案法实施办法》，进一步完善档案法律体系。法律是增强全民档案意识的有力武器，只有加强立法、完善法律体系，才能促进全社会档案意识的形成，规范干部档案工作，推进档案事业发展。

　　（二）增强职能部门的责任意识。

　　干部人事档案具有权威性，重在真实可靠。真实是档案的生命，确保干部人事档案的真实性是干部档案工作的意义所在，也是干部人事档案材料形成部门的神圣职责。职能部门责任意识的强弱直接关系到干部档案材料的质量，要维护干部人事档案这片净土，就必须从形成干部人事档案材料的源头抓起。干部档案中所出现的一些问题与职能部门的干部不无关系，如有的档案材料未能归档，材料手续不完备，甚至有的档案材料内容失真等问题，与有的职能部门干部的责任意识息息相关。干部档案材料来源于各职能部门，因此，增强职能部门的责任意识是确保干部档案材料真实的重要前提，尤其是组织人事部门的干部更要增强办事的责任意识。

　　（三）要加强自身建设。

　　新世纪干部档案工作任重而道远。首先，要加强学习。干部档案工作的政治性、政策性很强，要求档案工作人员运用马列主义的立场、观点和方法，正确理解和自觉贯彻党和国家的干部路线、方针政策，并用以指导工作实践。档案工作人员只有勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，才能树立正确的世界观、人生观、价值观，才能在错综复杂的矛盾中排除各种干扰，坚定立场，为档案事业建功立业。目前的首要任务是认真学习贯彻党的十六大精神，结合干部人事档案工作实际，认真实践同志的“三个代表”重要思想。干部档案是一门综合性的边缘学科，涉及的知识面广，有档案专业知识、历史知识、人事工作知识、管理学、情报学、系统学知识及计算机应用、缩微、复印等技术。要做好档案工作，必须努力学习、掌握科学管理的原则和方法。在科技迅猛发展、日新月异的信息时代更要勤奋学习，不断更新知识，拓宽知识面，掌握现代技术。解放思想，树立创新意识，培养创新能力，从思想观念、工作思路、管理方式、方法上创新，变革一切不合时宜的观念和做法，创造性地开展工作。

　　（四）尽快实现档案管理现代化。

人事档案归档篇2

　　“双归文件”归档条款的编制方法

　　本文所称的“双归文件”，是指内容和形式相同且应归入不同门类档案进行整理、保管和利用的文件材料。这种性质的文件材料往往在产生时就会根据工作和归档的需要，制作成一式几份。一般在党建、人事劳资等工作中较为常见。对于这种具有双归性质的文件，有些文件形成部门和没有经验的文书、档案人员，往往认识不清、处置不当，不能正确地掌握归档流向和方法，往往造成某种档案中有关文件缺失的结果。

　　例如，我们平时在工作中常会遇到以下情况：在人事档案中缺少的文件材料，却在文书档案中找到了，或者反之；文书与科技档案之间也会出现类似的情况……这些都会给档案的保管和查找带来困难，甚至因为未能及时查到文件，给利用者或当事人带来难以想象的损失。造成这种情况的一个主要原因，就是我们在编制归档范围时遗留了缺陷，没有明确规定。

　　为了避免这种情况的发生，笔者认为，各单位在编制新的归档范围和文书档案保管期限表时，对于这种“双归文件”，应在其条款的下方――作出标注，指明此类文件的归档流向，即对文件应分别归属于何种档案作出明确规定。这样做的好处在于，一是便于本单位各相关部门和人员对号入座、正确归档；二是使新编制的归档范围更加规范合理；三是有利于档案部门进行督促检查；四是有利于规范本单位相关部门形成应归档文件材料的数量和质量。

　　标注方法示例：

　　本单位先进工作者、劳动模范的文件材料(呈报表、表彰名单、事迹及荣获上级机关的嘉奖、表彰决定、通报等)

　　县级(含)以上………………永久

　　县级以下…………………30年

　　注：先进工作者、劳动模范的个人呈报表应另存一份归人事档案。

　　有关“双归文件”的处置方法

　　1.组织发展文件材料(党员发展计划、批准加入党组织关系存根等)。应标注：其中入党申请书、志愿书归人人事档案正本，其他的政审材料归人人事档案副本。其余文件材料归文书档案保管。

　　2.党员奖惩文件材料。应标注：对党员的奖励呈报表(应为审批后的)、处分决定应有一份归人人事档案。

　　3.人事任免文件材料。应标注：人事任免(个人)呈报表(应为审批后的)应有一份归人人事档案。

　　4.劳动模范、先进工作者的文件材料(呈报表、事迹及荣获上级机关的嘉奖、表彰决定、通报等)。应标注：先进工作者、劳模的个人呈报表(应为审批后的)应有一份归人人事档案。

　　5.对本机关有关人员的处分材料。应标注：行政处分决定、刑事判决书应有一份归人人事档案。

　　6.职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、辞退、离退休、死亡、抚恤等文件材料。应标注：上述材料一般均应形成两份以上。一份归文书档案，另存一份归人人事档案。其中调资表一般分总表和人头表，但也有例外情况，如只有人头表，没有总表，此时，人头表应有一份归人人事档案。

　　7.职称评审工作文件材料(评审申报表、评、聘的请示、报告、批复、名册等)。应标注：专业技术资格评审申报表一般为一式三份，其中上级留存一份，一份归文书档案，一份归人事档案。如果只有一份，应形成复制件(复制件应说明与原件相同及原件存放位置，并加盖单位公章)归入文书档案保管。

　　8.人事考核工作材料(职工年度考核审批名册总表、人头表)。应标注：总表归文书档案，人头表归人人事档案。

　　9.房产、土地所有权和使用权的文件材料。应标注：凡涉及具体建设工程项目的合同、协议等文件材料，应按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》归人建设项目档案保存，同时亦可将有关文件材料的复制件归人文书档案保存。

　　10.档案管理及达标定级等文件材料。应标注：全宗指南、分类方案、统计年报、档案鉴定销毁报告、清册以及交接凭证等文件材料应一式2份，一份归文书档案，一份归入全宗卷保存。

　　其他未能列举的具有双归性质的文件材料，均应结合本单位作出相应规定，并予以标注。

　　“双归文件”的归档手续

　　鉴于各单位档案管理水平的差异，上述“双归文件”向本单位档案部门、档案人员或相关部门归档时，必须办理相应的移交手续。移交清册一式两份，交接双方各执一份，以备查看。

　　证、照类归档文件材料的特殊处置方法

　　国家档案局第8号令附件《文书档案保管期限表》8.7.3.3中所指的许可证、执照、资质证、资格证等审批、管理文件材料，应进一步细化明确为单位的法人年检登记表、法人证书、组织代码证、营业执照、股权证书、房屋产权证、土地证等。这些归档文件具有经常使用和年检换证等特点，为便于保管和利用，建议在确定保管期限以后，宜做以下特殊处理：

人事档案归档篇3

　　第二条干部人事档案材料收集归档，要本着实事求是的原则，着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实档案，有效地为干部人事工作服务，为人事决策工作服务，为社会主义现代化建设服务。

　　第三条干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关有法律、法规和党的组织干部人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

　　第二章收集范围

　　第四条在干部人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。

　　第五条自传和属于自传性质的材料。

　　第六条考察、考核干部工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，年度考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

　　第七条审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料。

　　第八条国民教育、成人教育（大中专）、党校、军队院校学生（学员）登记表，考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表，学习鉴定、学员思想小结（结业），博士后研究人员工作期满登记表等材料。

　　第九条评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业职务人员情况简表，业务自传，评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料。

　　第十条创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。

　　第十一条政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

　　第十二条更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。

　　第十三条党、团组织建设工作中形成的有关材料：

　　（一）中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书（1——2份系统、全国的）、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；党员登记表、民主评议党员组织意见、登记表；整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员中认定为不合格党员被劝退和除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见（记载组织意见的入党志愿书可收集归档）；退党材料。

　　（二）中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料；

　　（三）加入派的有关材料。

　　第十四条表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖（含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖）、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批（呈报）表，先进事迹材料、先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

　　第十五条纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定、免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；法院 判决书；复查甄别报告、决定（结论），上级批复，离婚材料等。

　　第十六条干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料：干部任免审批表（包括所附的考察、表现情况材料）；干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡登记表，军队转业干部审批表、授予（晋升）军（警）衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料，退（离）休审批表等材料。

　　第十七条考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料：报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。

　　第十八条办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。

　　第十九条办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料，因公出国（出境）审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国（出境）审批表等材料。

　　第二十条党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及派代表会议工作中形成的有关材料；代表登记表、委员简历、政绩材料等。

　　第二十一条健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料；有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。

　　第二十二条办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道消息、讣告，非正常死亡的调查报告及遗书。

　　第二十三条其他对考察了解使用干部有参考价值的材料。

　　第三章收集方法

　　第二十四条各级组织干部人事、纪检监察和教育培训、审计、统战等部门，都应建立健全送交干部人事档案材料归档的制度，并认真贯彻执行。

　　第二十五条形成干部人事档案材料的部门，在形成材料后一个月内，按要求将材料送交主管干部人事档案的部门归档。

　　第二十六条干部人事档案管理部门，应掌握形成干部人事档案材料的信息，建立联系制度，不失时机地向有关部门收集新形成的干部人事档案材料。

　　第二十七条干部人事档案管理部门，发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续，形成干部人事档案材料的部门，有责任按规定认真办理。

　　第二十八条组织干部人事部门，应根据工作需要，适时布置填写干部履历表或干部履历补充表等，及时充实档案内容。

　　第四章归档要求

　　第二十九条归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

　　第三十条归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字，特殊情况下，本人见面后末签字的，可由组织注明。

　　第三十一条干部人事档案材料的载体一般应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2——2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝墨墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

　　第五章监督检查

　　第三十二条各部门应加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，及时研究解决收集归档工作中的问题，支持档案管理人员的工作，保证收集归档工作的顺利进行。

　　第三十三条干部人事档案工作人员，要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守机密、积极主动、认真负责地做好干部人事档案材料的收集归档工作。

　　第三十四条对违反本规定，涂改、伪造干部人事档案材料的要追分责任，严肃查处，根据情节轻重给予行政处分，构成犯罪的要依法追究刑事责任。

　　第六章附则

人事档案归档篇4

　　关键词：人事档案；管理；新思路

　　事业单位人事档案反映事业单位的人才信息，是人力资源部门对人员的重要评价和人事任用的重要参考。对其的管理需要与时俱进，才能发挥重要的作用，而在管理的过程中，事业单位人事档案管理普遍存在的一些老生常谈的问题，该如何针对这些问题转变思路，发挥人事档案应有的作用，本一探讨。

　　一、事业单位人事档案普遍存在的问题

　　（一）档案陈旧，不能反映个人的最新发展动态。多年以来，事业单位人事档案的管理一直处于被动状态，除了一些职称评审、年度考核表、考察表和干部任免审批表等单位知道的材料会主动放在个人档案中，其他的，例如学历、培训、奖励等材料，只有其本人主动送来，档案人员才会根据档案归档制度，视其是否需要存档。这种长期被动模式下的人事档案管理，使得现有的人事档案陈旧，不能反映个人的最新发展动态，人事档案便不能起到记载人生轨迹的重要依据。

　　（二）存档材料不规范，档案基础工作不扎实。事业单位人事档案工作大多数存在存档材料未经过仔细斟别，材料繁杂，或材料缺失等不规范现象，这种档案基础工作不扎实的情况直接影响到档案的整理、保管等后期工作，引起这种现象的主要原因有：一是人事档案的管理人员大多数不是专门学习档案专业的人员，尽管通过较强的责任心、细致的工作和努力的学习能基本掌握档案的收集、整理和保管工作，但因为很多单位的人事档案都是由人事部门的其他工作人员兼职管理，没有配备专门的档案管理人员，这样一来，就会造成兼职的档案人员没有很多的精力放在档案管理工作上，档案的收集、整理和保管工作只能做到被动接受，并且对接受的材料很难做到仔细甄别和仔细归档，归档材料繁杂，或材料缺失等不规范现象时有发生。二是人事部门不够重视档案的基础工作，认为归档材料越多越就越能反映人员的发展情况，也很少为档案人员提供学习培训的机会，因此档案的归档工作很难跟上时代的发展。

　　（三）忽略了人事档案中的文书档案作用。很多档案管理人员认为只要做好人事档案中十大类的收集、整理和保管工作，人事档案管理工作就算做好了，并且人事档案需要反映一个人的发展动态，而文书档案反映的是事件发生的历史过程，两者的反映效果并不相干，便忽略了文书档案在人事档案中所起的作用。其实，尽管文书档案中很多反映人员的材料，因以免造成人事档案材料的臃杂，根据人事档案归档制度，未归到人事档案中，但这些文书档案是需要作为人事档案的佐证材料的，如果此时不建立相应的文书档案，当需要调阅、利用人员的人事档案时，单凭结果看，很难充分反映一件事的来龙去脉，或一个人的全面发展动态。

　　二、事业单位人事档案管理的新思路

　　就以上这些问题，事业单位的人事档案管理工作应该破除旧思想，探寻新思路：

　　（一）对人事档案进行动态管理。人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着员工人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案管理人员必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，对人事档案做到动态管理。

　　（二）经常学习归档的先进理念，对多余档案进行辅材料归类。事业单位要解决人事档案基础工作不扎实的局面，首先，需要提高人事部门对人事档案管理的重视。一是提升档案人员的素质。档案管理人员的素质决定了人事档案工作管理的好坏，对其素质的提升是做好人事档案工作的保障。可通过与其他同类单位交流和进行培训的方式，学习人事档案管理的先进理念；二是配备专门的档案管理人员。人事档案管理工作需要大量的时间，才能对人事档案做到仔细甄别和归档。其次，对多余档案进行辅助材料归类。人事档案归档并不需要人员发展的所有信息，如果把人员发展的所有信息归档势必会造成归档材料繁杂，不规范。但这些人员发展信息对了解人员又能起到一定的作用，此时，应该把这些不需要归档的信息建立一份员工辅助材料档案作为备用。

　　（三)发挥文书档案的辅助功能。大量事实证明，仅凭存入人事档案的十大类材料并不能充分反映一个人的全面发展动态。在人事档案不能充分说明问题时，文书档案可以作为佐证起到辅助的作用。例如有些人员的调动文件或任职文件虽和人事档案中的考察材料、职称评审材料和干部任免审批表相辅相成，但又不能归入人事档案中，这些材料在证明单位人员职称、职务等信息时都要作为辅助材料一并准备齐全，这时就需要专门建立相应的文书档案对其人事档案工作起到辅助的功能。这些文书档案是为了便利于人事档案部门的工作而建立，所以根据人事档案工作的需要，以方便工作为目的，可按照年限进行归档整理。

　　三、结语

　　事业单位人事档案管理需要经常进行一些思考和学习，才能达到人事档案动态管理，并且管理规范、随时调档充分利用的目的。

　　参考文献：

　　[1]魏军。当前人事档案管理现状及改革[J]。人才资源开发。2015.4

　　[2]章树成。浅议干部人事档案工作的发展与创新[J]。青海师专学报(教育科学)。2004.6

　　[3]王海唐。浅议现代人力资源管理视角下人事档案管理的变革趋势[J]。机电兵船档案。2015年第4期

　　[4]梁艳玲。当前干部人事档案管理关于文书档案管理方面的问题及对策[J]现代阅读。2012第12期

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